Base de datos Access

ACONTINUACION SE MOSTRARA EL TUTORIAL DE LOS PASOS PARA LA CREACION DE UNA BASE DE DATOS EN MICROSOFT ACCESS 2003.

1. Diseñar una tabla
2. Crear una tabla en modo Diseño
3. Clave principal y relaciones entre tablas
4. Formularios en Access usando el asistente
5. Creando un menú selectivo para los formularios
6. La barra de herramientas de Access
7. Colocando botones al formulario
8. Opciones de vistas de los formularios
9. Vista diseño
10. Vista normal para ejecucion
11. Botones de movimiento en un formulario
12. Creando informes en Access
13. Creando consultas en Access

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Esta es la pantalla de inicio de Access EN ESTE CASO TRABAJAREMOS CON ACCESS 2003.

 

A la derecha sale un panel de opciones y abajo la opción «Crear un archivo nuevo Escójala y saldrá la pantalla siguiente:

Seleccione la primera que dice «Base de datos en blanco. Al darle click se abrirá una nueva ventana para colocarle un nombre a nuestra base de datos – por defecto pone db1 – y para guardarla en un lugar determinado. Le ponemos un nombre y damos a guardar (escoja el lugar donde desea guardar su base. Por defecto el sistema escoge la carpeta Mis documentos). Vea la siguiente imagen.

A mano izquierda están los distintos objetos: tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. En este tutorial conoceremos los cuatros primeros objetos. En el objeto «Tablas» se diseñan todas las tablas que tendrá nuestra base de datos. El objeto «Consultas» es muy interesante y con el se diseñan las consultas atendiendo a determinados criterios, que le haremos a la base de datos. Los «Formularios» son la forma visual de entrada de datos en la base. Los «Informes» es lo que resulta de hacer una consulta y que nos sirve para visualizar o imprimir un resultado de una búsqueda.

1.- DISEÑAR UNA TABLA

Luego de escoger el objeto «Tablas» a la derecha están tres opciones:

1. Crear una tabla en vista diseño
2. Crear una tabla utilizando el asistente
3. Crear una tabla introduciendo datos.

Si escoge la opción número dos me sale lo siguiente:

A la izquierda sale un conjunto de diversos temas y en el centro los campos de cada tema y a la derecha dos botones para agregar los campos en el cuadro en blanco. Escoge el tipo de base que desees, los campos que quiera y luego déle a siguiente. Sigue el asistente y en cuestión de minutos habrás diseñado una base completa. Escojamos estudiante de las opciones de la izquierda y veamos las distintas pantallas:

Seleccioné los campos principales: nombre, apellidos, dirección, ciudad, codpostal, númteléfono, especialidad etc.

Después de seleccionar el tipo de base de datos y los campos, se activan todos los botones del centro y se usan para poner un campo (el primer botón), ponerlo todos (el segundo), quitar uno (el tercero) o quitarlos todos (el cuarto botón). Dele a siguiente y veremos:

Me pide el nombre que deseo ponerle a la tabla. Por defecto el sistema le pone el que escogimos de la primera opción de la izquierda. En este caso «Estudiante». Abajo me pregunta si deseo que el sistema le asigne una clave principal o si no. Esto es un campo numérico como clave principal. La clave principal se usa cuando quiero relacionar varias tablas, entonces usamos ese campo como enlace. Pero eso lo veremos más adelante. Démosle al botón «Siguiente».

Con esto termina la creación de la tabla, pero tengo ahora tres opciones: modificar el diseño, introducir datos o introducir datos usando un formulario creado por el asistente. Déle a finalizar con la segunda opción para entrar algunos datos.

He ahí la tabla creada con el asistente y vacía. Entre algunos datos.

2.- CREAR UNA TABLA EN MODO DE DISEÑO.

Esta opción de las tres que nos presenta el sistema al principio es más compleja, pero nos permite aprender bien la estructura de la tabla. Cierre Access y abra la base recién creada de nuevo. Veremos algo así:

Los distintos objetos a la derecha y nuestra tabla hacia el centro. Ahora vamos a hacer otra tabla con los datos de los padres de los estudiantes (de la tabla «Estudiantes» que hemos creado con el asistente) y vamos luego a relacionar ambas tablas por la clave principal. Escojamos ahora la primera opción, «Crear una tabla en vista diseño». Déle clic y sale lo siguiente:

Esta es la plantilla para diseñar tablas en Access. Esta lleva: 1) Nombre del campo. Aquí ponemos las diversas parte de la tabla (Nombres, apellidos, dirección, etc.) 2) Tipos de datos. Aquí seleccionamos del botón emergente que aparecerá que tipo de campos vamos a usar, ejemplo: numérico, texto, memo, etc. y 3) Descripción. En esta parte ponemos una breve descripción del campo opcional.

Comencemos, vamos a crear la tabla con los datos de los padres:

• IdPadre (Clave principal y auto numérico)
• Nombres (Nombre del padre tipo texto)
• Apellidos (Apellido padre y texto?
• Edad (Edad del padre y numérico)
• Teléfono (Teléfono padre y texto)
• Dirección (Dirección padre y texto)
• Notas ( Observaciones y tipo memo)

   

Si se dio cuenta en la parte de debajo de la tabla aparecen otras informaciones importantes. La primera de todas es la que nos interesa. Se trata del tamaño del campo. Por defecto Access le pone 50 de longitud, pero nosotros debemos manipularlo a nuestra voluntad dependiendo del tipo de campo, por ejemplo, el campo «Dirección», deberíamos ponerle una longitud mayor de 50. Para los campos nombres y apellidos está bien 50, pero para teléfono con 20 o 15 es suficiente. El campo de Edad lo hemos puesto numérico, pues se usará número en ese campo.

Terminado el proceso de poner los campos que necesitamos, grabamos y Access nos preguntará si deseamos ponerle una clave principal a la tabla. Dígale que no ya que lo haremos manualmente. Grave la nueva tabla con el nombre de «Padres». Valla a ARCHIVO / GUARDAR. Access preguntará lo de la clave.

Responda que NO ya que lo haremos de otra forma más didáctica. Cierre y vuelve a aparecer la estructura de la base con sus dos tablas: Estudiantes y padres.

3.- CLAVE PRINCIPAL Y RELACIONES ENTRE TABLAS

Si se fijan bien arriba de los objeto hay un menú que dice «Abrir», «Diseño» y «Nuevo». Cuando seleccionan una tabla automáticamente se activa este menú.

Marque con un clic la tabla «padres» y luego presione «Diseño» y se volverá a abrir la tabla. Marque el campo «IdPadre», déle un clic derecho y aparecerá la opción para poner la clave principal.

Le da clic y ya está. IdPadre es la clave principal de la tabla «padres», así como «IdEstudiantes» es la clave principal de la tabla «Estudiantes». Ahora ya podemos relacionarla. Pero qué es relación entre tablas? Se relacionan tablas por que tienen datos comunes. Hay relación de uno a varios. Un campo de una tabla se relaciona con varios de otra. Y hay relaciones de varios a varios, como de uno a uno. En nuestro caso haremos una relación de uno a uno. Esto quiere decir que un estudiante tiene o guarda relación con uno o dos de los padres que se colocarán en la tabla «padres». En vez de hacer una sola tabla con todos los datos, hicimos dos con los datos por separados de esa manera se manejan mejor los datos. Busque en la Internet más información sobre tablas relacionales. Vamos a hacer la relación.

Como ilustra la figura, nos vamos a HERRAMIENTAS / RELACIONES Le damos clic y veremos la pantalla siguiente:

Ahí vemos nuestras dos tablas (Estudiantes y padres). Hay dos botones a la derecha superior. Seleccionamos las tablas y le damos al botón «Agregar». Nos saldrá otra ventana en la cual se nos permite escoger los campos que vamos a relacionar. Esta vez seleccionaremos los dos campos claves, pues para eso lo pusimos como campos claves.

He añadido las dos tablas. Fíjese que en ambas tablas los campos claves están en negrita. Cierro la ventana anterior y dando un clic sobre «IdEstudiantes» lo arrastro sobre «IdPadres» y lo suelto, pero me aparece otra ventana en donde se me permite ver los campos a relacionarse y la opción a cambiar a otros campos. En el botoncito emergente de cada campo relacionado, si le das ahí, saldrán todos los campos de la tabla y si quieres cambiar la relación.

Vea la figura siguiente:

En el botón «Crear» se crea la relación, en «Cancelar» echamos todo para atrás. En «Tipo de combinación», veremos las formas posibles de las combinaciones. Déle a crear y listo. Me aparecerá la última pantalla con las dos tablas unidas por un hilito negro.

Vea la siguiente imagen:

Esta es una relación de uno a uno. Quiere decir que por cada estudiante debe existir al menos un padre. Cierra esta tabla y guarde los cambios.

Pasemos ahora a diseñar los formularios de entrada de datos. En esta ocasión haremos dos formularios, uno para los estudiantes y otro para los padres de los estudiantes.

4.- FORMULARIOS EN ACCESS USANDO EL ASISTENTE

Nos vamos ahora al panel donde aparecen las tablas y los objetos.

Escojamos el objeto de la derecha «Formularios”. Hay dos opciones: En vista diseño o usando el asistente. En vista diseño me presenta un formulario en blanco en donde vamos agregando todos los controles: botones, colores, caja de texto, etc. Esta opción es para expertos. Por lo cual seleccionamos la otra alternativa usando el asistente.

Le damos doble clic y nos sale la siguiente pantalla:

En el botón emergente están las tablas o consultas hechas. A la izquierda los campos de la tabla seleccionada. En este caso la tabla «Estudiantes». En el centro los botones para seleccionar uno o todos los campos. A la derecha la caja vacía en donde se colocarán los campos seleccionados. Déle al segundo botón del centro para seleccionar todos los campos. Veamos las siguientes imágenes:

Déle al botón «Siguiente».

Aquí aparecen seis botones de opciones para la distribución de la forma del formulario. Usaré la primera “columnas”. Experimente con varias para que vea distintas presentaciones de su formulario. Déle a siguiente.

Aquí escoja el estilo de visualización que desee. Déle un clic a cada uno para que escoja el de su gusto.

Aquí me pide el nombre a ponerle a formulario. Por defecto el sistema escoge el mismo nombre de la tabla. Hay dos botones de opciones en el centro: Abrir para ver e introducir datos y la opción de modificar el formulario. Póngale el nombre que desee y déle al botón finalizar. Y aparecerá el formulario creado con los datos que le entramos a la tabla al principio.

A continuación las pantallas consecutivas de la creación del formulario de los padres usando el asistente:

 

Presiono el segundo botón con la doble flechita y paso todos los campos.

Le doy a siguiente después de elegir una opción de las seis que me presenta. Déle a siguiente hasta que termine. Finalmente aparecen creados ambos formularios en la interfaz de la base de datos.

5.- CREAR UN MENÚ SELECTIVO PARA LOS FORMULARIOS

Ahora vamos a hacer un menú para seleccionar cada formulario que creamos. Pueden ser varios formularios y múltiples tablas, todo según la estructura de la base de datos que hayamos creado.

Para hacer el menú haremos otro formulario, pero esta vez en vista diseño. Haremos uso de algunas herramientas de diseño del Access. Vallamos al principio y escoja el objeto formulario y en vista diseño:

Déle clic y saldrá un formulario gris vacío y en cuadrículas.

Coloque el Mouse en la esquinita inferior, de un clic y arrastre hacia abajo para hacerlo más grande. Póngalo del tamaño que desees.

Valla ahora al menú de archivo «VER» y selecciones la opción «Cuadro de Herramientas».

Aparece un menú de herramientas flotante donde están todos los controles que se necesitan para diseñar formularios en modo de diseño. Vamos a usar el cuadrado, para hacer un marco; el botón para accionar los formularios y la paleta de colores para poner colores más atractivos.

6.- LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESS.

En el formulario en vista diseño anterior colocamos un texto hacia arriba y el centro con el título de la aplicación, por ejemplo CONTROL DE ESTUDIANTES. Le doy forma, cambio de color, lo centralizo:

Coloquemos un cuadro para poner dentro los botones que abrirán los formularios

7.- COLOCANDO BOTONES AL FORMULARIO.

Observe la siguiente imagen.

 

En el cuadro de opciones escoja «Operaciones con formulario» y a la derecha «Abrir formulario». Luego déle al botón «Siguiente».

Aparecen ambos formularios o todos los que hayamos creados y escogemos a cual formulario queremos asociar el botón de comando. Seleccione primero el formulario «Estudiantes» y luego, arrastrando otro segundo botón seleccionamos el formulario «padres». Déle a siguiente hasta completar el asistente. Puede determinar poner al botón una imagen o un texto. Veamos:

Colocados los textos explicativos al lado de cada botón, luce algo así:

Solo nos falta colocar un botón para salir de la aplicación. Pero recuerde algo, en una base de datos compleja con muchos formularios y tablas, los menús se mueven de uno a otros según las necesidades. O sea, que se puede construir un botón que acceda no a unformulario, sino a otro submenú y que este tenga un botón que se devuelva hacia atrás y no necesariamente que salga de la aplicación. Ese botón sería el último.

A este panel de control que acabamos de construir podemos, por ejemplo, poner otro delante de éste como bienvenida y que éste contenga una imagen central y solo dos botones: uno para acceder a este que hemos hecho y otro para salir. Observe este ejemplo.

Cómo lo hicimos? Al panel anterior lo nombré MENU y este lo nombré INICIO, luego en el primer botón lo pongo que abra el panel de control anterior (INICIO) y el botón de salida, seleccioné Aplicación y Salir de la Aplicación.

Observe todas las opciones que tiene un botón de comando cuando se coloca en un formulario en diseño. La primera opción se usa para colocar los distintos botones de movimientos de los registros: mover hacia delante, hacia atrás, al final, etc.

8.- OPCIONES DE VISTAS DE LOS FORMULARIOS

En el menú de Archivo «VER» hay dos opciones para la manipulación de los formularios y son las opciones «Vista Diseño» y «Vista Formulario».

La vista Diseño es la que me permite alterar la forma del formulario y en vista Formulario esta listo para ejecución.

9.- VISTA DISEÑO.

En esta vista se activa la barra de Herramientas y el formulario esta listo para aceptar cambios. Puede colocar botones, quitar o poner lo que desee.

10.- VISTA NORMAL PARA EJECUCIÓN.

En esta vista se ejecutan los formularios. Si se le da clic a un botón este se ejecuta y abre lo que esté asociado a este.

11.- BOTONES DE MOVIMIENTO EN UN FORMULARIO

Vamos ahora a poner botones que me permitan moverme entre los registros, añadir eliminar, etc. Para eso abrimos uno de los formularios, el de estudiante por ejemplo, lo ponemos en vista de diseño y le agregamos los botones. Veamos:

He movido manualmente los controles y los he arrastrado y le he dado una mejor distribución.

Coloquemos los botones. Recuerde que inmediatamente colocamos un botón me sale un asistente. Esta vez escogeremos «Operaciones con Registros».

He colocado cinco botones, pero me faltan los de movimientos.

Debemos seleccionar la primera operación que es «Exploración de Registros”.

Siga colocando botones y observe todas las operaciones de la primera opción

Para organizarlo solo déle un clic y arrástrelo a la posición que desee. Grabe todos los cambios y vuelva a la vista de formulario:

Bueno, ya hemos hecho una base de datos con dos formularios relacionados, un panel de control para los dos formularios, una página de inicio y hemos colocados los botones necesarios en cada formulario. Nos falta solo dos cosas para terminar: los informes y como hacer que la base de datos arranque en la página de bienvenida. Comencemos por la segunda opción: hacer que Access arranque en una página determinada, que en este caso será la de bienvenida.

Esto es fácil, solo nos vamos al menú de archivo HERRAMEINTAS / INICIO:

A la izquierda en «Título de la aplicación» le he puesto ESTUDIANTES. A la derecha donde dice «Mostrar formulario/página», selecciono aquel formulario que es el de bienvenida, yo lo nombré INICIO. Y eso es todo. Al iniciar su base de datos, arrancará con este. Grabe todo de nuevo. Cierre y busque donde guardó su base de datos e iníciela otra vez. Saldrá así:

12.- CREANDO INFORMES EN ACCESS

Esta parte es muy interesante cuando queremos presentar resultados del contenido de nuestra base de datos.

Hay un botón en la barra de herramienta que debe conocer y el de «Ventana base de datos». Vea la figura:

Objetos. Escoja “informes”. Y luego “Crear informe utilizando el asistente”.

Siga el asistente dándole al botón «Siguiente».

Escoja el campo clave como NIVEL DE AGRUPAMIENTO. Déle al Botón «Siguiente».

Parte final: póngale un nombre a su informe y déle al botón «Finalizar».

Y este es mi informe. A medida que agregamos datos a la base de datos, el informe va creciendo.

Solo me falta ya como elaborar las consultas. El informe lo podemos crear a partir de una consulta o de una tabla.

13.- CREAR CONSULTAS EN ACCESS

Nos vamos a la interfaz de la base de datos en donde se ven los objetos y selecciono «Consultas”.

La cosa aquí es diferente, pues me salen dos ventanas: una para seleccionar la tabla que vamos a usar y la otra es una tabla de cuadrículas en donde debemos arrastrar los campos que queremos tenga nuestra consulta. Seleccionamos la tabla de las dos que hay en nuestra base de datos. Seleccione la de estudiante, ya que esa contiene dos registros.

Cierre luego la VENTANA de tablas y se queda solo la que seleccionamos con todos sus campos:

Desde la tabla «Estudiante» que hemos dejado, arrastre hasta las cuadrículas de abajo, la primera donde dice Campos, aquellos campos que desee salgan en su consulta.

Lo bueno de la consulta es lo siguiente: En el último renglón donde dice «Criterios», ahí debemos poner entre comillas un criterio para la consulta. Se pueden usar en una consulta los operadores matemáticos<, >, =, etc. Si es un número la consulta, no se pone comillas. Si es una cadena de caracteres (una palabra o frase) sí se pone entre comillas.

Ejemplo de consultas: En la casilla del campo «Apellidos» pongo por ejemplo entre comillas “Garrido” y si ejecuto o guardo esa consulta, me traerá todos los registros cuyos campo apellidos sean Garrido.

Otro ejemplo con número: Si quiero saber cuantos estudiantes hay mayores de una edad determinada, arrastro el campo edad para incluirlo en la consulta y pongo: >18 y al ejecutar o guardar mi consulta generará todos los registros cuyo campo de edad sean mayores de 18 años. O puede ser < 18 o < = 18 o >= 18.

Hay arriba en el menú de archivo un Signo de Admiración en rojo, ese es el comando ejecutar. Puede también guardar su consulta para ejecutarla luego:

 

Guarde todo y haga sus consultas, formularios, menús, bases de datos, etc. como se le antoje. Gracias por esperarme hasta aquí. Para cualquier ayuda adicional, escríbame a la dirección de correo mailto:a_gm_02@hotmail.como a mi cuenta en facebook “Aldair Garrido”.